Verwalterwechsel Schritt für Schritt: So gelingt der reibungslose Übergang in Ihrer Gemeinschaft
- josefoks27
- vor 4 Tagen
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Ein Verwalterwechsel ist ein kritischer Moment für jede Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Richtig vorbereitet sorgt er für Kontinuität, Rechtssicherheit und minimale Betriebsunterbrechungen. Schlechte Übergaben dagegen führen zu fehlenden Unterlagen, offenen Rechnungen oder gar Haftungsfragen. Dieser Artikel beschreibt in klaren Schritten, was Eigentümer beachten müssen — rechtlich fundiert, praxisorientiert und sofort umsetzbar.
1. Rechtliche Grundlage kurz erklärt
§ 26 WEG regelt Bestellung und Abberufung des Verwalters.
§ 27 WEG listet die Pflichten des Verwalters (z. B. Durchführung von Beschlüssen, ordnungsgemäße Buchführung).
§ 28 WEG fordert Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung — zentrale Übergabedokumente.
§ 24 WEG bestimmt Einberufung und Ablauf der Eigentümerversammlung (wichtig für Beschlussfassung).
§ 18 Abs. 4 WEG (Einsichtsrecht) sichert Eigentümern Zugriff auf
Verwaltungsunterlagen, auch während und nach dem Wechsel.
Diese Paragraphen bilden die Basis für formelle Schritte und die Pflichten beider Seiten während des Wechsels.
2. Phase 1 — Vorbereitung vor der Entscheidung
Vertrag prüfen: Zuerst den bestehenden Verwaltervertrag auf Kündigungsfristen, Formvorgaben, Übergabepflichten und Wettbewerbsverbote prüfen. Kündigungsfristen können individuell geregelt sein.
Transparenz herstellen: Alle Eigentümer rechtzeitig über Absicht und Gründe informieren; Tagesordnung für eine Eigentümerversammlung mit dem Punkt „Verwalterwechsel“ vorbereiten (§ 24 WEG).
Aufgabenliste erstellen: Definieren, welche Aufgaben der Nachfolger übernehmen muss (Buchhaltung, Wartungsverträge, Versicherungen, Schlüsselverwaltung, digitale Zugänge u. v. m.).
Finanzstatus prüfen: Aktueller Kontostand, offene Posten, Forderungen und Rücklagenstände zusammentragen (Wirtschaftsplan/Jahresabrechnung gem. § 28 WEG).
Praxisbeispiel: In einer 4-Partei-WEG wurde vor Kündigung des Verwalters ein kompletter Kontenabzug angeboten. Die Eigentümer haben den Vertrag geprüft und eine geordnete Übergabe vereinbart, um Datensicherheit zu gewährleisten.
3. Phase 2 — Beschlussfassung und Bestellung des Nachfolgers
Beschluss über Abberufung/Bestehung fassen: Abberufung und Bestellung müssen in der Eigentümerversammlung beschlossen werden; § 26 WEG ist zu beachten.
Bestellung des neuen Verwalters: Angebote vergleichen, Referenzen prüfen, Leistungsumfang vertraglich festhalten. Vertragliche Übergabefristen und SLA (Service Level Agreements) vereinbaren.
Formale Mitteilungen: Banken, Versicherungen, Handwerker, Hausmeister und Dienstleister über den Wechsel informieren; Adress- und Kontaktdaten aktualisieren.
Praxisbeispiel: Die Gemeinschaft fasste den Beschluss zur Bestellung eines neuen Verwalters und legte gleichzeitig einen stufenweisen Übergabemodus mit 4-wöchiger gemeinsamen Einsicht in die Unterlagen fest.
4. Phase 3 — Konkrete Übergabe: Checkliste der Schlüsselunterlagen & Rechte
Die Übergabe muss vollständig, nachvollziehbar und dokumentiert erfolgen. Wichtige Elemente:
Finanzen
Aktueller Kontostand(n) (Hausgeldkonto, Rücklagenkonto)
Offene Rechnungen und Forderungen, Lastschriften, Daueraufträge
Letzte Buchungsjournale und Kontoauszüge (digital + Papier)
Zugangsdaten zu Online-Banking (schriftlich, sicher)
Verträge & Versicherungen
Dienstleistungsverträge (Hausmeister, Hausreinigung, Wartung)
Versicherungsverträge inkl. Police-Nummern und Ansprechpartner
Gewährleistungsunterlagen, Garantien, Rechnungen vergangener Maßnahmen
Verwaltungsunterlagen
Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung (letzte 3–5 Jahre) gemäß § 28 WEG
Protokolle der letzten Eigentümerversammlungen (§ 24 Abs. 6 WEG)
Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Beschluss-Sammelmappe
Verwaltervertrag, Vollmachten, gerichtliche Entscheidungen (falls vorhanden)
Wartungs- und Übergabeprotokolle technischer Anlagen (Heizung, Aufzug)
Zugänge & Inventar
Schlüssel, Fernbedienungen, Garagenkarten
Zugangsdaten zu digitalen Systemen (Portale, E-Mail, Cloud), sicher übergeben
Inventarverzeichnis (Werkzeuge, Ersatzteile)
Datenschutz & Unterlagenzugriff
Datenschutzkonforme Übergabe von Personendaten (Anschrift, Kontaktdaten, ggf. Mieterdaten) beachten (DSGVO-Kontext).
5. Phase 4 — Übergabeprotokoll und formelle Abnahme
Ein schriftliches Übergabeprotokoll ist unverzichtbar. Es dokumentiert, was übergeben wurde, in welchem Zustand und welche offenen Punkte bestehen. Protokollpunkte sollten sein:
Datum und Ort der Übergabe
Liste übergebener Dokumente (mit Version/Datum)
Kontostand inkl. Kontoauszüge (Stichtag)
Offenstehende Rechnungen und Zahlungsfristen
Schlüssel- und Zugangsübergabe (Anzahl)
gemeinsame Feststellung offener Mängel oder laufender Projekte
Unterschriften: alter Verwalter, neuer Verwalter, Vertreter der Eigentümergemeinschaft
Kurz-Muster (Auszug): „Übergabeprotokoll WEG [Adresse], Stichtag: dd.mm.jjjj. Kontostand Hausgeldkonto: xxxx EUR, Rücklagenkonto: yyyy EUR. Übergeben: Wirtschaftsplan 20xx, Jahresabrechnung 20xx, Verträge: Hausmeistervertrag (Firma…), Versicherung (Police Nr…). Offene Rechnungen: 3 Stück (Summe: zzz EUR). Unterschriften: …“
6. Phase 5 — Nachbereitung und Kommunikation
Information an Eigentümer: Ergebnis der Übergabe und neue Kontaktdaten an alle Eigentümer versenden.
Kontrolle der ersten Zahlungen: Bankmandate, Lastschriften und Zahlungsaufträge im ersten Monat eng überwachen.
Follow-up-Meeting: Nach 4–8 Wochen gemeinsame Nachbesprechung zur Qualität der Übergabe und offenen Punkten.
Belege archivieren: Altverwalter sollte Kopien der übergebenen Unterlagen aufbewahren; neuer Verwalter legt vollständige digitale und physische Ablagen an.
Praxisbeispiel: Nach Wechsel wurden zwei fällige Wartungsrechnungen fast übersehen. Dank des Übergabeprotokolls und der gemeinsamen Kontrolle konnten Fristversäumnisse und Mahnkosten vermieden werden.
7. Typische Fehler und wie sie vermieden werden
Unvollständige Dokumentenübergabe: Immer Checkliste abhaken und protokollieren.
Keine gesicherte Übergabe von Online-Zugängen: Zugangsdaten nie per unsichere E-Mail übergeben; Passwortübergabe verschlüsselt und protokolliert.
Ungeprüfte Kündigungsfristen: Vertragsprüfungen vor Abberufung vornehmen, um Kosten zu vermeiden.
Fehlende Information an Dienstleister: Unmittelbare Benachrichtigung (Bank, Handwerker, Versicherung) verhindert Serviceausfälle.
Datenschutzverstöße: Persönliche Daten DSGVO-konform und dokumentiert übergeben.
8. Was tun bei Konflikten oder mangelnder Kooperation?
Wenn ein alter Verwalter Unterlagen zurückhält oder Zugang verweigert:
Zuerst formell per Beschluss die Herausgabe fordern (Eigentümerversammlung, § 24 WEG).
Bei Weigerung rechtlichen Beistand hinzuziehen; gegebenenfalls Zahlungseinstellung für neue Verträge prüfen.
Im Extremfall gerichtliche Schritte zur Herausgabe von Unterlagen erwägen.
Fazit — Sauber planen, sauber übergeben
Ein Verwalterwechsel ist machbar, wenn er strukturiert vorbereitet und dokumentiert wird. Die Kombination aus rechtssicherer Beschlussfassung (§§ 24, 26 WEG), lückenloser Dokumentation (§ 28 WEG) und einem detaillierten Übergabeprotokoll schützt die Gemeinschaft vor finanziellen und organisatorischen Risiken. Durch klare Kommunikation und gute Protokollierung bleibt die WEG handlungsfähig — vom ersten Beschluss bis zur finalen Abnahme.
