Leistungsübersicht für WEG-Verwaltung
Diese Leistungsübersicht fasst alle zentralen Aufgaben der Verwaltung klar strukturiert zusammen. Sie zeigt, wie organisatorische, technische und kaufmännische Prozesse zuverlässig gesteuert werden, um einen geordneten Gemeinschaftsbetrieb sicherzustellen. Ziel ist eine transparente, rechtssichere und effiziente Verwaltung, die den Werterhalt der Immobilie und reibungslose Abläufe unterstützt.
Einberufung & Durchführung der jährlichen Eigentümerversammlung
Wir koordinieren Ihre Eigentümerversammlung professionell und rechtssicher – entweder vor Ort oder digital per Online-Versammlung. So bleiben alle Eigentümer bestens informiert und in Entscheidungsprozesse eingebunden – auch wenn sie geografisch verteilt sind.
Ihr Vorteil: Kein Reiseaufwand, volle Transparenz, einfache Beschlussfassung.
Erstellung des Wirtschaftsplans
Auf Basis der laufenden Kosten und Rücklagen erstellen wir für das kommende Jahr einen klar strukturierten Wirtschaftsplan. Sie wissen exakt, welche Beträge monatlich anfallen und wie sich die Kosten zusammensetzen.
Ihr Vorteil: Finanzielle Planungssicherheit für jeden Eigentümer – klar, nachvollziehbar und rechtssicher.
Erstellung der Jahresabrechnung
Wir erstellen die Abrechnung des vergangenen Jahres – übersichtlich und korrekt, inklusive aller Einnahmen, Ausgaben und Rücklagenbewegungen. Jeder Eigentümer erhält seine individuelle Abrechnung.
Ihr Vorteil: Maximale Transparenz über den Mitteleinsatz und die Entwicklung Ihrer Immobilie.
Führung der Beschlusssammlungen
Alle gefassten Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft werden rechtssicher dokumentiert und dauerhaft gespeichert – digital abrufbar über unser Online-Portal.
Ihr Vorteil: Jederzeit Zugriff auf alle relevanten Entscheidungen – übersichtlich und revisionssicher.
Hausgeldverwaltung & Kontoführung
Wir kümmern uns um die pünktliche Einziehung der Hausgelder, verwalten treuhänderisch die Konten und sorgen für die laufende Zahlungsabwicklung.
Ihr Vorteil: Stabile Liquidität der Gemeinschaft und transparente Finanzverwaltung – Sie behalten den Überblick, wir übernehmen die Arbeit.
Sofortmaßnahmen zur Gefahrenabwehr
Ob Rohrbruch, Sturmschaden oder andere dringende Fälle – wir ergreifen sofort alle notwendigen Maßnahmen zum Schutz von Personen und Sachwerten.
Ihr Vorteil: Sicherheit für Sie und Ihre Immobilie – ohne Zeitverlust, mit professioneller Koordination vor Ort.
Gesonderte Leistungen – flexibel ergänzbar.
Nicht jede Aufgabe fällt in die Grundvergütung. Manche Tätigkeiten erfordern zusätzlichen Aufwand, den wir fair und transparent als besondere Leistungen abrechnen. So zahlen Sie nur dann, wenn tatsächlich ein Mehraufwand entsteht.
Eigentümerversammlungen & Beirat
Manchmal ist mehr als die reguläre Versammlung nötig.
-
Zusätzliche Eigentümerversammlungen
-
Termine abends, am Wochenende oder außerhalb der regulären Zeiten
-
Teilnahme an Beiratssitzungen inkl. Vor- und Nachbereitung
-
Präsenz-Versammlungen inkl. Fahrt- und Raumkosten
Dokumente & Verwaltung
Wenn mehr Unterlagen oder individuelle Wünsche benötigt werden.
-
Bearbeitung von Verkaufs- und Eigentumsunterlagen
-
Bereitstellung für Makler, Notare oder Banken
-
Erstellung zusätzlicher Bescheinigungen und Einzelabrechnungen
-
Kopien und umfangreiche Dokumentenpakete
Bau, Instandhaltung & Finanzierung
Komplexere Maßnahmen erfordern mehr Organisation.
-
Begleitung von Sanierungen und Instandhaltungsmaßnahmen
-
Teilnahme an Vergabe- oder Baustellenterminen
-
Abwicklung von Sonderumlagen
-
Unterstützung bei Darlehensverhandlungen
Rechtliches & Forderungen
Bei rechtlichen oder finanziellen Sonderfällen.
-
Mahnverfahren und Hausgeldklagen
-
Gerichtstermine, Behördenkontakte, Anwaltsabstimmungen
-
Berechnung von Ausgleichszahlungen nach WEG-Recht
-
Bearbeitung baulicher Veränderungen
Übernahme & Übergabe
Besonderheiten bei Wechsel der Verwaltung.
-
Prüfung und Aufbereitung von Vorverwalter-Unterlagen
-
Neuaufstellung oder Plausibilisierung der Buchhaltung
-
Zusätzlicher Aufwand bei laufenden Abrechnungsjahren
-
Vereinfachte Übergabe durch klare Struktur
Versicherungen & externe Dienstleister
Wenn mehr Detailarbeit erforderlich ist.
-
Umfassende Bearbeitung von Versicherungsschäden
-
Prüfung & Verhandlung von Dienstleisterverträgen
-
Erweiterte Kommunikation und rechtliche Bewertung
-
Optimierung bestehender Vereinbarungen
Start & Einrichtung
01
Übernahme und Datenerfassung
Sorgfältige Erhebung aller Objekt- und Eigentümerdaten, Einrichtung der Verwaltungskonten und Information aller Beteiligten.
02
Prüfung vorhandener Unterlagen
Durchsicht und Bewertung aller Dokumente wie Teilungserklärung, Beschlusssammlung, Verträge und rechtlichen Vorgaben.
03
Aufarbeitung fehlender Unterlagen
Einholung, Ergänzung und Prüfung aller Unterlagen bei Vorverwaltern, Dienstleistern und Dritten.
Eigentümerversammlungen & Beschlussmanagement
01
Planung und Organisation der Versammlung
Alle organisatorischen Schritte vor der Versammlung: Tagesordnung erstellen, Unterlagen zusammenstellen, Einladungen fristgerecht versenden und Abstimmungen mit dem Beirat koordinieren.
02
Durchführung & Leitung der Versammlung
Professionelle Moderation der Eigentümerversammlung – vor Ort oder digital – inklusive geordneter Abstimmungen, Beschlussverkündung und Sicherstellung eines rechtskonformen Ablaufs.
03
Protokollierung und Nachbereitung
Erstellung des Ergebnisprotokolls und Versand an alle Eigentümer sowie Strukturierung der Folgeaufgaben.
04
Erweiterte Beschlussfassungen
Organisation zusätzlicher Versammlungen, Durchführung gesetzlicher Umlaufbeschlüsse und Vorbereitung von Vereinbarungen, die außerhalb der regulären Versammlung gefasst werden.
05
Dokumentation & Rechtliche Sicherung
Führen der Beschlusssammlung nach Vorgabe des WEG-Gesetzes, Betreuung von Beiratssitzungen sowie Veranlassung grundbuchbezogener Eintragungen, wenn Beschlüsse dies erfordern.
Allgemeine Verwaltung & Kommunikation
01
Hausordnung
Erstellung, Anpassung und Überwachung der Hausordnung sowie Steuerung notwendiger Maßnahmen bei Verstößen.
02
Information & Auskunft
Transparente Weitergabe aller wichtigen Vorgänge an Eigentümer und Beirat. Erfüllung gesetzlicher Informations- und Dokumentationspflichten.
03
Einsicht in Verwaltungsunterlagen
Organisation der geordneten Einsicht in Belege, Abrechnungen und Verwaltungsunterlagen.
04
Bearbeitung von Eigentumswechseln
Reibungslose Datenpflege und Abwicklung beim Wechsel von Eigentümern sowie Prüfung aller relevanten Unterlagen.
05
Aufbewahrung von Unterlagen
Sichere und strukturierte Archivierung aller relevanten Dokumente in Papierform und digital.
Vertragswesen & rechtliche Vertretung
01
Vertragsmanagement
Vorbereitung, Abschluss, Änderung und Kündigung aller für die Verwaltung relevanten Verträge sowie Überwachung ihrer Ausführung.
02
Meldungen & Schadensabwicklung
Kommunikation mit Versicherungen, Meldung von Schäden und Begleitung notwendiger Prozesse.
03
Rechtliche Kommunikation
Mandatierung von Rechtsanwälten, Einreichung gesetzlich erforderlicher Meldungen und Abwicklung behördlicher Vorgänge.
04
Begleitung von Verfahren
Unterstützung in außergerichtlichen, gerichtlichen, behördlichen, Insolvenz- oder Zwangsversteigerungsverfahren im Rahmen der gesetzlichen Befugnisse.
Technische Verwaltung & Erhaltungsmaßnahmen
01
Objektkontrolle & Zustandsbewertung
Regelmäßige Begehungen, Überprüfung des baulichen und technischen Zustands sowie frühzeitige Erkennung von Risiken oder Mängeln.
02
Kleinere Instandhaltung & laufende Maßnahmen
Organisation und Begleitung kleinerer Erhaltungsarbeiten – von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur abschließenden Kontrolle und Dokumentation.
03
Planung & Steuerung größerer Projekte
Konzeption, Einbindung von Fachleuten, Ausschreibungsvorbereitung und umfassende Koordination umfangreicher Instandhaltungs- oder Modernisierungsprojekte.
04
Koordination von Handwerkern & Dienstleistern
Angebote einholen, Aufträge vergeben, Arbeiten überwachen, Rechnungen prüfen und bei Mängeln nachfassen.
05
Bauliche Änderungen, Gewährleistung & Bauträgerfragen
Prüfung und Begleitung baulicher Veränderungen, Abnahme des Gemeinschaftseigentums, Überwachung von Gewährleistungsfristen und Abstimmung mit Sachverständigen.
Finanz- & Vermögensmanagement
01
Buchhaltung & Zahlungsverkehr
Umfassende Erfassung aller Belege, Kontobewegungen und Zahlungsströme sowie zuverlässige Abwicklung des gesamten Zahlungsverkehrs.
02
Wirtschaftsplanung
Erstellung des jährlichen Wirtschaftsplans mit Einzelwirtschaftsplänen und Festlegung der Beitragspflichten für die Eigentümer.
03
Jahresabrechnung & Vermögensübersicht
Erstellung der Gesamtabrechnung, Einzelabrechnungen und des Vermögensberichts inklusive Bearbeitung von Nachzahlungen und Anpassungen.
04
Hausgeldmanagement
Überwachung und Einzug sämtlicher Hausgeldzahlungen, Sonderumlagen und Abrechnungsspitzen.
05
Konten- & Rücklagenverwaltung
Sichere Führung und Überwachung aller Gemeinschaftskonten, Rücklagen und zusätzlicher Finanzthemen wie Fördermitteln oder beschlussabhängigen Sonderkonten.
