Verwalterpflichten auf einen Blick – was professionelle Verwaltung heute leisten sollte

Die Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ist weit mehr als nur die Erstellung von Abrechnungen oder das Einberufen von Versammlungen.Ein Verwalter trägt rechtliche, organisatorische und wirtschaftliche Verantwortung – und ist damit das Bindeglied zwischen Eigentümern, Dienstleistern und rechtlichen Vorgaben.

Eine professionelle Verwaltung sorgt nicht nur für Ordnung in den Finanzen, sondern auch für Stabilität, Transparenz und langfristigen Werterhalt der Immobilie. Doch welche Pflichten schreibt das Gesetz genau vor – und was sollten Eigentümer von einer modernen Verwaltung erwarten können?

1. Gesetzliche Grundlage: Der Verwalter als Herzstück der ordnungsgemäßen Verwaltung

Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) legt die Aufgaben und Pflichten der Verwaltung klar fest.

📘 Gesetzliche Grundlage: Nach § 27 Abs. 1 WEG ist der Verwalter der gesetzliche Vertreter der Gemeinschaft und hat die Aufgabe, die Beschlüsse der Eigentümerversammlung umzusetzen sowie für die ordnungsgemäße Verwaltung zu sorgen.

Zu den grundlegenden Verwaltungspflichten gehören:

• Umsetzung der Beschlüsse der Eigentümerversammlung

• Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder

• Führen einer transparenten Buchhaltung

• Einberufung und Durchführung von Eigentümerversammlungen

• Erstellung von Wirtschaftsplänen und Jahresabrechnungen

• Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten

💡 Praxisbeispiel: In einer kleinen WEG mit vier Einheiten wird ein Wasserschaden gemeldet. Die Verwaltung kümmert sich um die Schadensmeldung, beauftragt die Reparatur und stimmt sich mit der Versicherung ab. So wird Schaden abgewendet und die Eigentümergemeinschaft handlungsfähig gehalten – ein klassisches Beispiel ordnungsgemäßer Verwaltung nach § 27 WEG.

2. Finanzverwaltung – Transparenz und Ordnung sind Pflicht

Eine der zentralen Aufgaben der Verwaltung ist die ordnungsgemäße Finanzführung.

📘 Gesetzliche Grundlage:Nach § 27 Abs. 1 Nr. 4 WEG ist der Verwalter verpflichtet, ordnungsgemäß Buch zu führen, Zahlungen zu leisten und die Einnahmen sowie Ausgaben zu überwachen.Darüber hinaus muss er nach § 28 WEG sowohl den Wirtschaftsplan als auch die Jahresabrechnung aufstellen.

Ein professioneller Verwalter sorgt dafür, dass:

• alle Einnahmen und Ausgaben nachvollziehbar dokumentiert sind,

• getrennte Konten für Hausgeld und Rücklagen geführt werden,

• Rücklagen rechtzeitig und gesetzeskonform gebildet werden,

• Eigentümer jederzeit Einsicht in die Finanzlage erhalten können (§ 18 Abs. 4 WEG).

💡 Praxisbeispiel:In einer WEG wird regelmäßig ein digitaler Finanzbericht bereitgestellt. Eigentümer können jederzeit prüfen, wofür Gelder verwendet wurden – das schafft Transparenz und Vertrauen.

3. Technische Verwaltung – Erhalt und Sicherheit des Gemeinschaftseigentums

Die Verwaltung trägt Verantwortung für den Erhalt und die Instandhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums.

📘 Gesetzliche Grundlage: Nach § 19 Abs. 2 Nr. 2 WEG gehört die ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung zu den zentralen Pflichten der Gemeinschaft – und damit auch zur Aufgabe der Verwaltung.

Dazu gehören:

• Regelmäßige Kontrolle des Gebäudes und technischer Anlagen

• Veranlassung von Wartungen und Reparaturen

• Einholung und Vergleich von Angeboten

• Überwachung beauftragter Dienstleister

💡 Praxisbeispiel: Die Heizung zeigt Störungen an. Die Verwaltung beauftragt umgehend den Wartungsdienst, prüft das Angebot und informiert die Eigentümer über Kosten und Maßnahmen. So wird ein Totalausfall verhindert und die Pflicht zur ordnungsgemäßen Instandhaltung erfüllt.

4. Organisation der Eigentümerversammlung – das demokratische Herz der WEG

Die Eigentümerversammlung ist das zentrale Organ jeder Gemeinschaft.Hier werden Beschlüsse gefasst, über Finanzen entschieden und grundlegende Maßnahmen abgestimmt.

📘 Gesetzliche Grundlage:Nach § 24 WEG ist der Verwalter verpflichtet, mindestens einmal jährlich eine Eigentümerversammlung einzuberufen.Er muss die Tagesordnung festlegen, Beschlüsse vorbereiten und die Versammlung ordnungsgemäß protokollieren.

Eine professionelle Verwaltung sorgt für:

• rechtzeitige Einladungen mit vollständiger Tagesordnung

• klare, verständliche Beschlussvorlagen

• rechtssichere Protokollführung

• Umsetzung gefasster Beschlüsse (§ 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG)

💡 Praxisbeispiel: In einer Versammlung wird über eine Fassadensanierung abgestimmt. Die Verwaltung hat im Vorfeld mehrere Angebote eingeholt, Kostenvergleiche erstellt und Fördermöglichkeiten geprüft – die Eigentümer können fundiert entscheiden.

5. Kommunikation und Transparenz – Informationsrecht der Eigentümer

Eine gute Verwaltung zeichnet sich durch offene und nachvollziehbare Kommunikation aus. Eigentümer haben das Recht, über alle wichtigen Vorgänge informiert zu werden.

📘 Gesetzliche Grundlage:

• § 18 Abs. 4 WEG: Eigentümer dürfen Einsicht in Verwaltungsunterlagen nehmen.

• § 27 Abs. 1 Nr. 4 WEG: Der Verwalter ist verpflichtet, Eigentümer über alle wesentlichen Angelegenheiten zu informieren.

Dazu gehört:

• regelmäßige Information über Instandhaltungsmaßnahmen

• Einsicht in Abrechnungen und Verträge

• transparente Entscheidungsprozesse

💡 Praxisbeispiel: Nach Abschluss einer größeren Sanierung informiert die Verwaltung die Eigentümer per Rundschreiben über die Ergebnisse, Kostenentwicklung und Restmittel – ein Beispiel für gelebte Transparenz.

6. Rechtliche und organisatorische Verantwortung

Neben der alltäglichen Verwaltung trägt der Verwalter auch eine rechtliche Verantwortung.Er muss sicherstellen, dass alle Beschlüsse und Handlungen im Einklang mit dem WEG und der Gemeinschaftsordnung stehen.

📘 Gesetzliche Grundlage:

• § 27 Abs. 1 Nr. 1 und 3 WEG: Umsetzung der Beschlüsse und Vertretung der Gemeinschaft.

• § 26 WEG: Regelung zur Bestellung und Abberufung des Verwalters.

Zudem muss die Verwaltung:

• Verträge mit Dienstleistern rechtssicher abschließen,

• Haftungs- und Versicherungsfragen prüfen,

• Fristen und rechtliche Vorgaben einhalten.

💡 Praxisbeispiel:Die Verwaltung stellt fest, dass ein Wartungsvertrag überteuert ist. Sie kündigt diesen fristgerecht und schließt einen neuen, günstigeren Vertrag ab – ein verantwortungsvolles Handeln im Sinne der Gemeinschaft.

7. Moderne Verwaltung: Digitalisierung und Serviceorientierung

Eine moderne WEG-Verwaltung nutzt digitale Tools, um Abläufe effizienter und transparenter zu gestalten.Die WEG-Reform von 2020 hat den Weg für Online-Versammlungen (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG) und digitale Kommunikation geöffnet.

Digitale Verwaltung bedeutet:

• Dokumente und Abrechnungen online einsehbar

• Beschlussvorlagen und Protokolle digital übermittelt

• Schneller Informationsaustausch zwischen Verwaltung und Eigentümern

• Reduzierter Papieraufwand und mehr Transparenz

💡 Praxisbeispiel: Eine kleine WEG erhält Zugriff auf ein digitales Eigentümerportal. Dort können alle Dokumente, Abrechnungen und Beschlüsse jederzeit eingesehen werden – das spart Zeit und sorgt für maximale Transparenz.

8. Fazit – Professionelle Verwaltung schafft Vertrauen und Stabilität

Ein professioneller Verwalter sorgt nicht nur für Ordnung, sondern ist der Garant für rechtssichere, transparente und effiziente Abläufe innerhalb der Gemeinschaft.Er wahrt die Interessen aller Eigentümer, führt die Finanzen korrekt und sorgt für den Werterhalt der Immobilie.

Eine gute Verwaltung zeichnet sich durch Fachkenntnis, Sorgfalt, Offenheit und moderne Arbeitsweise aus – Eigenschaften, die langfristig das Vertrauen und die Zufriedenheit aller Eigentümer sichern.