So vermeiden Sie typische Abrechnungsfehler – und schützen Ihre Gemeinschaft vor Streit

Die jährliche Hausgeldabrechnung gehört zu den zentralen Verwaltungsaufgaben einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Sie informiert über Kosten, Verteilungen und Zahlungsverpflichtungen – und ist damit ein sensibles Dokument. Fehler können schnell zu Spannungen, rechtlichen Auseinandersetzungen und Vertrauensverlust in der Gemeinschaft führen.

Nach § 28 WEG muss die Abrechnung klar, verständlich und nachvollziehbar sein. Nur so können Eigentümer ihre Rechte wahrnehmen und eine ordnungsgemäße Verwaltung bleibt gewährleistet.

Dieser Artikel zeigt die häufigsten Fehlerquellen – und wie sich diese wirksam vermeiden lassen.

✅ Kosten richtig und nachvollziehbar verteilen

Die Grundlage für die Kostenverteilung findet sich in § 16 Abs. 2 WEG: Standard ist die Umlage nach Miteigentumsanteilen, sofern die Teilungserklärung keine abweichende Regelung festlegt.

Typische Fehlerquellen:

• Falscher Umlageschlüssel (z. B. Fläche statt Personen)

• Vermischung von Gemeinschafts- und Sondereigentum

• Beschlüsse ohne korrekte Rechtsgrundlage

Praxisbeispiel: In einer kleinen WEG wurden Wartungskosten für die Heizungsanlage auf eine Erdgeschosswohnung nicht umgelegt – Begründung: „Sie heizt kaum“. Der Beschluss wurde erfolgreich angefochten und die Abrechnung musste korrigiert werden.

💡 Tipp: Umlageschlüssel immer transparent darstellen – mit Bezug auf Beschlüsse oder die Teilungserklärung.

📑 Alle Belege vollständig und zugänglich halten

Laut § 18 Abs. 4 WEG haben Eigentümer ein Einsichtsrecht in sämtliche Unterlagen. Werden Rechnungen falsch abgelegt oder fehlen, ist die Abrechnung nicht prüfbar.

Häufige Probleme:

• Nicht abgelegte oder nicht zuordenbare Rechnungen

• Fehlende Belege für Bank- und Verwaltungskosten

• Keine klaren Nachweise zu Rücklagenbewegungen

💡 Tipp: Digitale Belegführung steigert Transparenz und Sicherheit für die Gemeinschaft.

💰 Rücklagen sauber getrennt ausweisen

§ 28 Abs. 2 und 3 WEG verlangt eine klare Trennung zwischen:

• Einnahmen und Ausgaben der laufenden Bewirtschaftung

• Entwicklung und Bestand der Instandhaltungsrücklage

Wird diese Trennung missachtet, entstehen formelle Fehler → Anfechtungsrisiko.

Praxisbeispiel: Eine Dachsanierung wurde direkt in die Betriebskosten eingerechnet statt korrekt aus der Rücklage verbucht. Die Abrechnung wurde vom Gericht als fehlerhaft eingestuft.

💡 Tipp: Rücklagenbewegungen immer separat und nachvollziehbar darstellen.

⏱️ Kosten dem richtigen Jahr zuordnen

Ein verbreiteter Fehler: Zahlungen werden nach Zahlungsdatum statt Leistungsjahr berücksichtigt.

Folgen:

• Unfaire Belastungen einzelner Eigentümer

• Mögliche Unwirksamkeit der Abrechnung

💡 Tipp: Klare Abgrenzungsprinzipien in der Buchhaltung nutzen – besonders bei Versicherungen, Wartung und Dienstleistern.

🔥 Heiz- und Warmwasserkosten korrekt verteilen

Hier gilt – neben dem WEG – die Heizkostenverordnung (HeizkostenV). Mindestens 50–70 % müssen verbrauchsabhängig abgerechnet werden.

Typische Fehler:

• Veraltete oder defekte Messgeräte

• Unzulässige Verbrauchsschätzungen

• Vermischung von Betriebs- und Investitionskosten

💡 Tipp: Messgeräte regelmäßig prüfen und rechtzeitig austauschen.

🧾 Form und Struktur müssen stimmen

Auch die Darstellung entscheidet über die Gültigkeit. Der BGH fordert, dass eine Abrechnung übersichtlich und verständlich sein muss:

✅ Gesamtkostendarstellung

✅ Einzelabrechnungen je Eigentümer

✅ Entwicklung der Rücklage

✅ Erläuterung aller Umlageschlüssel

Ist die Struktur nicht klar → formeller Fehler → Abrechnung angreifbar.

⭐ Entlastung für Selbstverwaltungen

Gerade kleine WEGs wählen die Selbstverwaltung, um Kosten zu sparen. Doch ohne Buchhaltungs-Know-how wachsen die Risiken:

Risiken für Selbstverwalter:

• Persönliche Haftung der Beiräte oder Verwaltung

• Wiederholte Anfechtungen der Abrechnung

• Dauerhafte Konflikte zwischen Eigentümern

Eine professionelle Buchhaltungsunterstützung kann hier entscheidend helfen, ohne die Kosten einer Vollverwaltung zu verursachen.

✅ Vorteile:

• Rechtssichere Abrechnung nach § 28 WEG

• Transparenz und Vertrauen in der Gemeinschaft

• Entlastung durch Expertenwissen

• Stabilität und Werterhalt der Immobilie

🎯 Fazit: Klare Abrechnung – klare Verhältnisse

Fehlerfreie Jahresabrechnungen sorgen für Fairness, Rechtssicherheit und Harmonie in der Gemeinschaft. Wer auf professionelle Unterstützung setzt, schützt sein Eigentum – und die Nerven aller Beteiligten.